Les fêtes de fin d’année sont une occasion de fédérer tous les collaborateurs d’une entreprise et d’instaurer une ambiance de convivialité, de joie et de fête. Il est alors impératif de ne jamais négliger l’organisation d’un tel évènement. Cette démarche n’est pas aussi complexe que l’on croit. Il suffit de bien choisir le lieu, le repas et les animations pour faire de cette fête une véritable réussite.
Définir la date et établir une bonne communication
La première étape consiste à définir les contours de l’évènement en choisissant d’ores et déjà le type de fête désiré. Sera-t-elle formelle et sophistiquée ou plus décontractée et plus sobre ? Une fois les premiers éléments déterminés, il faudra choisir la date de l’évènement. Il est conseillé de privilégier l’heure du dîner et non au moment du déjeuner, car tout le monde n’a pas la possibilité de venir. Le week-end peut éventuellement être envisagé, mais uniquement en dernier recours, car ces journées sont sacrées pour les collaborateurs. Ce n’est qu’à ce moment qu’ils peuvent se reposer et être avec leurs proches.
Les organisateurs ne doivent pas faire l’impasse sur la communication qui est à effectuer en amont avec l’aide de divers supports tels que les mails, les flyers, les publications sur Facebook ou la distribution d’invitations. Dans ladite communication, plusieurs informations doivent apparaître à savoir la date, le lieu, le thème ou la date limite d’inscription.
Choisir le lieu adapté
Que ce soit pour un spectacle pour arbre de Noël d’entreprise ou tout autre évènement corporate, il est crucial de toujours choisir le lieu adapté. Cela dépend de plusieurs critères notamment la capacité d’accueil, le budget et la durée. Les entreprises qui ont des possibilités financières peu restrictives bénéficient d’un plus large choix. La capacité d’accueil est à déterminer en fonction du nombre d’invités. S’il s’agit d’une fête en petit comité, un restaurant peut faire l’affaire. En revanche, s’il est question d’un évènement réunissant plusieurs centaines de personnes, il est préférable d’opter pour des salles de fête. Il est également conseillé de miser sur un endroit facilement accessible à tout le monde. L’idéal est de trouver des locaux à proximité de l’entreprise pour que le transport ne devienne pas une contrainte. Les invités n’auront pas du mal à se rendre sur place ni à rentrer. Dans le cas où la fête se déroule dans un lieu éloigné hors de la ville, prévoir une solution de transport en commun est préconisé pour faire l’aller et retour.
Sélectionner le meilleur traiteur
Il existe deux solutions pour le buffet : soit le lieu de l’évènement propose déjà un service de restauration, soit les organisateurs doivent faire appel à un traiteur. Concernant la seconde option, il est d’abord nécessaire de vérifier que la salle de fête accepte l’intervention d’un autre restaurateur. Il arrive aussi qu’elle dispose déjà d’une liste de traiteurs avec qui elle fait affaire régulièrement. Il suffit de contacter un de ces professionnels pour se faciliter la tâche. Pour choisir le meilleur prestataire, il faut vérifier la diversité des menus proposés. Certains peuvent créer des repas personnalisés pour s’adapter aux invités ainsi qu’à leurs attentes. Il sera surement indispensable de prévoir un menu végétarien ou intégrer un menu à base de fruits de mer ou de viande rouge. Le budget constitue aussi un critère de choix essentiel. Les repas assis coûtent généralement entre 15 à 40 euros par personne tandis qu’un cocktail dinatoire est dans les 25 à 30 euros par personne.
Diverses animations pour une fête réussie
Une fête de fin d’année est vouée à l’échec en l’absence d’animations ludiques et entraînantes. Une animation musicale peut être proposée afin d’instaurer une ambiance conviviale : groupes folkloriques, DJ, orchestre, ainsi de suite. Pour créer une interaction entre les invités, l’entreprise n’hésitera pas non plus à organiser des animations originales comme un spectacle d’hypnose qui a l’avantage d’offrir un show participatif ou même une séance de voyance pour être dans le thème du mystère. Sinon, afin de rester dans les animations de Noël classiques, il est possible d’engager des prestidigitateurs en close-up, de faire des spectacles de magie, des cabarets ou autres. Les photobooth restent aussi très prisés pour partager des moments agréables entre les collaborateurs. Les photos prises seront gardées en guise de précieux souvenirs de l’évènement qui deviendra ainsi mémorable.
