Si l’arbre de Noël en entreprise est souvent considéré comme passé de mode, il s’agit en réalité d’un excellent outil qui peut être mis au service du management RH. Donnant à l’ensemble du personnel de l’entreprise une occasion de se réunir et de partager des moments joyeux dans un cadre moins formel, l’arbre de Noël en entreprise est susceptible d’améliorer de façon considérable le bien-être au travail. Un tel évènement demande cependant une certaine préparation qui n’est pas toujours évidente. Comment organiser un arbre de Noël dans son entreprise ? Explications.
S’y prendre bien à l’avance
Pour bien préparer un évènement d’entreprise tel que l’arbre de Noël, il faut s’y intéresser bien à l’avance. Les arbres de Noël ayant de plus en plus de succès ces dernières années, ils font de nombreux adeptes auprès des entreprises françaises. En s’y prenant à l’avance, l’entreprise est certaine d’avoir le choix en ce qui concerne le lieu idéal, les prestataires et les différents ateliers et animations. L’organisation d’un arbre de Noël en entreprise devrait commencer dès le mois d’avril et au plus tard au moins de juin. De cette façon, le comité d’organisation pourra réserver les locaux et les meilleures prestataires et tout ce qui fera de la fête un évènement réussi pour la date convenue.
Fixer la meilleure date pour l’évènement
L’organisation d’un évènement d’entreprise n’est pas une mince affaire. Afin d’être certain de ne pas oublier des détails importants, tout intéressé peut bénéficier de conseils pour organiser un arbre de Noël d’entreprise. Parmi les conseils les plus importants à ce sujet figure la détermination de la date de l’évènement, car elle servira de point de départ à toute l’organisation. Dans la mesure où il s’agit d’un évènement familial, il conviendra de choisir une date où toutes les familles seront libres. Pour pouvoir inclure les enfants, le choix devra se porter sur un mercredi après-midi ou un week-end, mais pas durant les vacances scolaires. Si l’activité est trop soutenue durant les fêtes de fin d’année, certaines entreprises choisissent de faire leur arbre de Noël en mois de novembre ou encore au début janvier. À noter que la détermination de cette date le plus rapidement possible est aussi conseillée pour réserver toute la logistique de la fête.
Réfléchir au thème de la soirée
Pour faire de l’arbre de Noël de son entreprise un évènement unique et singulier, il est essentiel de proposer un thème. Il s’agira de l’idée ou du concept qui va inspirer tout l’évènement et orienter le choix des prestations. Il existe de nombreuses possibilités en la matière, allant d’un pays à une époque en passant par une culture ou un personnage de film. Mais si la thématique est un facteur clé du succès de la fête, elle doit avant tout s’aligner sur les objectifs de l’évènement et être cohérente avec l’esprit de l’entreprise. En ce qui concerne les animations, l’organisateur a le choix entre des spectacles de magie, de cirque ou de marionnettes, des structures de jeux gonflables et des ateliers divers.
Par ailleurs, c’est lors de cette étape que sera définie la restauration qui sera proposée aux convives. En fonction des préférences, il pourrait s’agir d’un cocktail, d’un apéro dînatoire ou d’un buffet.
Définir le budget
Lorsqu’on établit un budget pour un arbre de Noël d’entreprise, il faut commencer par faire la liste des toutes les dépenses éventuelles. Une fois qu’on a défini le thème de la soirée, faire une liste des prestations et animations souhaitées s’avère plus facile. L’objectif est d’être aussi exhaustive que possible afin d’anticiper au centime près la somme qui sera dépensée. Par la suite, il est nécessaire d’évaluer les coûts. Pour cela, il sera indispensable de demander des devis auprès des prestataires locaux ou en ligne. Il ne faut pas hésiter à comparer les prix et les services offerts par les professionnels. Le fait de comparer les prix permet de disposer d’un pouvoir de négociation élevé. Dans le cas où il est impossible de faire des estimations, il faudra faire des estimations en pensant à surestimer les coûts pour éviter les mauvaises surprises. La création d’un document de suivi est conseillée durant cette étape. Ainsi, le budget sera plus lisible et les ajustements en seront facilités.
Vérifier les préparatifs quelques jours avant l’évènement
Que l’entreprise ait fait appel à un professionnel ou qu’elle s’est chargée de l’organisation elle-même, il est important de suivre l’avancée des préparatifs. C’est le seul moyen de s’assurer que l’organisation va dans le sens souhaité et que les prestataires sont prêts. En vérifiant l’avancée de son arbre de Noël, il est aussi possible de constater les oublis et de trouver des solutions aux éventuelles indisponibilités des prestataires, des locaux ou de certains produits. Il est conseillé de rappeler à tous la date et l’heure de l’évènement et de confirmer la présence de chaque salarié afin de donner les dernières indications au traiteur.
